2.1 PENGERTIAN

Untuk menyelenggarakan administrasi Organisasi dengan efektif, diperlukan suatu tempat tertentu sebagai tempat pusat pengurusan segala sesuatu yang berhubungan dengan 0rganisasi. Tempat penyelenggaran Administrasi Organisasi KMHDI, dinamakan Sekretariat KMHDI.

2.2 KESEKRETARIATAN KMHDI

KMHDI sebagai suatu Organisasi adalah bentuk kerjasama dari sekelompok mahasiswa Hindu untuk mencapai visi dan misi bersama. Dengan demikian pembagian kerja bagi setiap anggota pengurus dalam mengelola aktivitas-aktivitas Organisasi sangat dibutuhkan mengingat kompleksitas aktivitas anggota pengurus Organisasi. Aktivitas Organisasi berpusat pada Sekretariat Organisasi. Bagi Presidium KMHDI berpusat di Sekretariat Presidium KMHDI, Pimpinan Daerah, Pimpinan Cabang,Komisariat, dan lain-lain untuk setiap tingkatan aktivitas Organisasi. Administrasi Kesekretariatan merupakan bagian dari administrasi Organisasi,yaitu sebagai unit tugas yang penyelenggarannya diserahkan kepada bidang Sekretaris Organisasi.

Usaha penyelenggaran administrasi Kesekretariatan bertujuan agar Sekretariat KMHDI benar-benar dapat berfungsi sebagai Sekretariat Organisasi, yaitu:

ü Tempat kerja yang efektif dan efisien bagi pengurus dalam mengendalikan Organissi.

ü Pusat komunikasi Organisasi

ü Pusat kegiatan Administrasi

2.3 PERENCANAAN PENGATURAN SEKRETARIAT

Agar Sekretariat KMHDI dapat berfungsi sebagai Sekretariat Organisasi maka perlu dibuat perencanaan dan pengaturan tentang Kesekretariatan, baik mengenai letak, bangunan, maupun ruangan-ruangannya. Perencanaan dan Pengaturan Sekretariat meliputi:

2.3.1 Letak Sekretariat

Sekretariat KMHDI sebaiknya terletak pada tempat yang strategis karena turut menentukan kelancaran komunikasi dengan pihak manapun,terutama dengan anggota,sehingga mudah dicari,didatangi dan mudah pula mengadakan hubungan keluar. Disamping hal tersebut Sekretariat KMHDI harus menjamin ketenangan dan kesehatan sehingga memungkinkan bagi pengurus Organisasi dapat bekerja menunaikan tugasnya di Sekretariat ini dengan baik dan efisien.

2.3.2 Bangunan Sekretariat

Bangunan Sekretariat KMHDI hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan megenai Administrasi maupun kegiatan-kegiatan lainnya. Untuk maksud tersebut,kiranya dapat diikuti ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

a. Jumlah ruangan disesuaikan dengan jumlah kebutuhan kegiatan dalam Kesekretariatan KMHDI, yaitu adanya:

ü Ruangan Tata Usaha, tempat pengerjaan dan penyesuaian surat menyurat dan penyimpanan arsip-arsip Organisasi.

ü Ruangan Tamu, untuk menerima tamu-tamu Organisasi.

ü Ruangan Perpustakaan.

ü Ruangan Persidangan, untuk sidang-sidang pengurus.

ü Diusahakan Sekretariat ini juga merupakan Sekretariat dari badan - badan khusus KMHDI yang setingkat.

b. Antara ruangan – ruangan tersebut hendaknya diperhatikan tentang hubungan antara satu ruang dengan ruang lainnya, sehingga menjamin kelancaran komunikasi dengan mempertimbangkan jarak antara satu dengan yang lainnya.

c. Dalam setiap ruangan tersebut sedapat mungkin diusahakan adanya faktor faktor yang dapat memperlancar tugas dan kerja. Untuk itu perlu adanya alat-alat kesekretariatan yang menopang dan menjamin kelancaran tugas-tugas Organisasi.

2.3.3 Pengaturan Ruangan Penyimpanan Arsip

Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut:

a. Ruangan agar dijaga tetap kering dan jangan terlalu lembab. Jika mampu sebaiknya digunakan AC, yang dihidupkan selama 24 jam terus menerus, selain mengatur kelembabanan temperatur udara AC juga bisa mengurangi banyaknya debu.

b. Ruangan harus terang, dan sebaiknya mempergunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari. Sinar matahari disamping untuk memberi penerangan ruangan, dapat pula membantu kesehatan penghuni ruangan, dan membasmi musuh-musuh kertas arsip. Diusahakan agar sinar matahari tidak jatuh secara langsung pada bendel-bendel arsip karena membahayakan kertas-kertas arsip,maka pintu-pintu dan jendela-jendela dibuat menghadap ke utara dan selatan.

c. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya. Ventilasi dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan, sehingga ruangan tidak terlalu lembab.

d. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.

e. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air (banjir/bocor).

f. Ruangan harus terhindar dari serangan hama/serangan perusak/pemakan kertas arsip. Berbagai macam hama/serangga perusak atau pemakan kertas arsip antara lain : jamur,rayap,gegat,dan sebagainya.

g. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-ruangan Sekretariat yang lain. Dilihat dari segi keamanan hal ini sangat penting dengan pertimbangan bahwa :

ü Arsip (arsip dinamis) sifatnya rahasia.

ü Mengurangi lalu-lintas (keluar masuk) para anggota/pengurus lainnya.

ü Menghindari kehilangan arsip,khususnya arsip yang bernilai.

2.3.4 Ruangan Sekretariat

Dalam mengatur ruangan Sekretariat, hendaknya diperhatikan faktor-faktor yang dapat membuatnya berfungsi sebagaimana mestinya. Faktor tersebut ialah hal-hal yang memberikan kesenangan, kemauan, dan semangat bagi orang yang tinggal di dalamnya, menyangkut keindahan, kesehatan, dan efisiensi. Karena di dalam Sekretariat KMHDI terdapat ruangan-ruangan yang mempunyai fungsi sendiri-sendiri (ruang tamu,ruang sidang,dan sebagainya), maka dalam pengaturannya haruslah disesuaikan dengan tujuan dan fungsi ruangan masing-masing.

2.3.4.1 Menghias Ruangan

Untuk menimbulkan keindahan ruangan perlu adanya hiasan-hiasan ruangan. Hiasan dari tiap-tiap ruangan berbeda-beda menurut tujuan dan fungsinya masing-masing. Hiasan ini bertujuan untuk:

ü Membangkitkan semangat kegairahan dan kemauan.

ü Menimbulkan rasa senang dan tenteram di dalam hati.

ü Membuat rasa nyaman untuk tinggal di dalam ruangan .

2.3.4.2 Faktor Kesehatan

Dalam mengatur suasana ruangan Sekretariat KMHDI,sebaiknya diingat hal-hal yang dapat menjamin dan menjaga kesehatan ruangan untuk memungkinkan kerja secara normal bagi seluruh anggota badan pengurus yang ada di dalam ruangan itu. Faktor tersebut antara lain :

ü Sinar/cahaya, untuk kesehatan mata.

ü Udara/hawa, untuk kesehatan paru-paru.

ü Ketenangan, untuk kesehatan telinga.

Ruangan yang sehat, sebagaimana ditata menurut ketentuan - ketentuan diatas akan memberi kesegaran, daya dan kemampuan kerja bagi pengurus / anggota yang berada di dalam Sekretariat KMHDI.

2.4 WISMA KMHDI

Dalam mengusahakan Sekretariat KMHDI, sedapat mungkin meyediakan pula Wisma KMHDI, yaitu tempat menginap fungsionaris Organisasi. Keberadaan Wisma KMHDI akan sangat membantu pelaksanaan tugas-tugas Organisasi dan mempermudah komunikasi.