BAB III

ADMINISTRASI SURAT MENYURAT (KETATAUSAHAAN)

3.1 PENGERTIAN

Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut:

a. Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.

b. Suatu media pencurahan perasaan,kehendak,pikiran,dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui orang lain.

c. Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti,sederhana,dan teratur.

Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan. Karena melalui surat itu berarti penulis telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.

3.2 SURAT KMHDI

Mengingat pengertian dan sifat dari surat seperti tersebut di atas, maka bagi Organisasi KMHDI, surat berarti sangat penting,yaitu:

a. Sebagai alat komunikasi.

b. Sebagai dokumentasi Organisasi.

c. Sebagai tanda bukti (alat pembuktian/persaksian).

Melalui berbagai daya dan manfaat dari surat, maka Pimpinan KMHDI dapat menyalurkan suatu kebijakan dan keputusan Organisasi serta dapat pula mengetahui perkembangan roda Organisasi. Dengan proses surat menyurat yang berjalan lancar dan efektif di seluruh bagian dan aparat Organisasi, informasi dan pengendalian Organisasi akan dapat berjalan dengan baik,karena pada hakekatnya suatu kegiatan ketatausahaan mempunyai ciri-ciri utama sebagai berikut:

ü Bersifat pelayanan.

ü Bersifat menetes keseluruh bagian atau aparat Organisasi.

ü Dilaksanakan oleh semua pihak dalam Organisasi.

Ciri yang pertama berarti surat menyurat (ketatausahaan) merupakan pekerjaan pelayanan yang berfungsi memudahkan atau meringankan, yang dilakukan untuk membantu pekerjaan-pekerjaan lain agar dapat berjalan secara lebih efektif.

Ciri berikutnya surat menyurat (ketatausahaan) diperlukan dan digunakan dalam seluruh jenjang Organisasi,dari pucuk pimpinan tertinggi sampai kepada ruang kerja satuan Organisasi terendah.

3.3 ADMINISTRASI SURAT MENYURAT KMHDI

Proses penyelenggaraan ketatausahaan atau dengan istilah lain administrasi surat menyurat adalah suatu proses yang terencana dan teratur yang dimulai dari adanya ide pembuatan sampai penyelesaian dan penyimpanan sebagaimana mestinya. Administrasi surat menyurat KMHDI meliputi 3 (tiga) hal :

3.3.1 Bentuk dan IsI Surat

Surat-surat KMHDI adalah termasuk surat resmi/dinas, sehingga bentuk dan isi harus memenuhi ketentuan-ketentuan yang telah dibuat Organisasi. Ketentuan tersebut meliputi hal pemakaian kertas,pengetikan atau penulisan,bentuk surat,macam,dan isi surat. Pemakaian kertas dalam pembuatan surat menyurat resmi KMHDI:

ü Surat-surat Organisasi di tulis dalam kertas putih.

ü Ukuran kertas yang dipakai adalah kertas ukuran folio (C4). Hal ini mengingat format model kertas kop surat KMHDI.

Mengenai perihal dimaksudkan sebagai inti atau isi surat, biasa juga disebut badan surat,tidaklah perlu panjang,ringkas,tetapi jelas dan tepat. Sehingga dengan membaca perihal atau pokok surat saja penerima surat sudah mengetahui,minimal mengetahui maksud surat. Dibawah ini diberikan contoh yang mudah:

Hal: Permohonan

Perihal surat adalah permohonan buku, lamat surat yaitu kepada siapa surat itu ditujukan,terletak pada kiri atas surat, dibawah perihal. Alamat surat tidak selamanya ditujukan kepada perseorangan,tetapi sering pula kepada suatu badan atau lembaga. Bila ditujukan kepada suatu lembaga atau instansi, maka penyebutannya bukan kepada nama lembaganya,melainkan kepada pengurus atau pimpinan lembaga itu.

Contoh 1:

Nomor :

Lamp. :

Hal : Permohonan

Kepada : Yth. Sdr. Ketua PC.KMHDI Jember

di

T e m p a t

Bila surat itu ditujukan kepada salah satu bagian/unit yang ada pada lembaga itu,hendaknya dilengkapi dengan “up” yang berarti “untuk perhatian”

Contoh 2:

Kepada : Yth. Sdr. Ketua PD KMHDI Jabar

Up. Litbang

di

T e m p a t

Dengan begitu penerima surat (setelah mengagendakan seperlunya) bisa meneruskan kepada Biro Litbang PD KMHDI Jabar untuk ditindaklanjuti.

3.3.2 Kata Permulaan Surat

Bagi KMHDI dipakai kalimat “Om Swastyastu”,minimal “Dengan Hormat”. Kata permulaan ini berfungsi sebagai pembuka surat, ditulis dengan alinea baru, berjarak 2 ½ spasi dibawah pokok surat.

Contoh 1:

Hal :…………………………

Kepada : Yth. Sdr. Ketua PD KMHDI Jabar

Up. Litbang

di

T e m p a t

2 ½ spasi

Om Swastyastu / Dengan Hormat,

3.3.3 Isi Surat

Suatu surat pada dasarnya tidak berbeda dengan suatu karangan. Penyusunnya memakai sistematika sebagai berikut:

ü Pendahuluan

ü Uraian persoalan (isi surat)

ü Penutup

3.3.3.1 Pendahuluan

Ini dimaksudkan untuk menarik perhatian pembaca/penerima surat tentang hal atau masalah yang dipersoalkan dalam surat itu. Kalau hanya sekedar menyampaikan berita singkat, kata atau kalimat pendahuluan ini tidaklah menjadi keharusan, pertimbangannya adalah efisiensi. Tapi bila menyangkut persoalan penting (apalagi kalau memerlukan penguraian dan perincian), maka surat itu semestinya memakai kata pendahuluan. Manfaatnya tidak sekedar untuk menarik perhatian, melainkan sekaligus sebagai motivasi dengan memberikan pertimbangan.

Contoh:

“ diberitahukan bahwa…………” atau “ Dengan ini disampaikan bahwa ………..dan seterusnya”. (untuk surat pemberitahuan)

“ Bersama ini …………..” atau “ Dengan ini……….dan seterusnya “. (untuk surat-surat pengantar).

“ Memenuhi permintaan saudara “ atau “ Menunjuk surat saudara No .. bertanggal ………dan seterusnya”. (untuk surat permintaan,jawaban,balasa,pertanyaan).

Tempo-tempo kalimat pendahuluan ini bisa berupa konstatasi ataupun pertimbangan-pertimbangan yang melatarbelakangi hingga surat dibuat misalnya :

“ Berhubung adanya gejala yang kita rasakan bersama tentang ………… dan seterusnya “

Kalimat pendahuluan ini sebaiknya tidak lebih dari satu alinea. Ditulis 2 (dua) spasi dibawah kata permulaan surat ( Om Swastiastu ).

3.3.3.2 Uraian Persoalan (Isi surat)

Kecuali maksud, sasaran atau tujuan isi surat haruslah jelas serta harus dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu hal-hal yang minimal harus diperhatikan adalah :

1. Jangan memakai kalimat yang panjang dan berbelit-belit,singkat dan terputus putus juga tidak baik, hal-hal ini seperti biasanya akan membuat salah pengertian bagi penerima surat. Untuk mudah dipahami, maka pada surat-surat yang panjang sebaiknya diberi alinea. Banyak sedikitnya alinea tergantung dari banyaknya pokok-pokok pikiran yang ada dalam surat tersebut,tetapi perlu diperhitungkan untuk mencapai susunan yang baik dan harmonis,pembagian dalam alinea akan sangat memudahkan pengertian. Jarak antar alinea dan spasi ( kalimat) dalam satu alinea 1 ½ (satu setengah) spasi.

2. Dalam satu surat,sebaiknya hanya mempersoalkan satu jenis perkara atau permasalahan. Sebab pencampuran permasalahan dalam satu surat akan menimbulkan kesukaran,baik pada saat penyelesaian maupun dalam penyusunannya serta mencari kembali surat itu bila diperlukan lagi.

3. Dalam penyusunan isi surat selanjutnya penggunaan kata-kata dan kalimat hendaknya sopan dan wajar, tidak berlebih-lebihan, kecuali yang sudah lazim digunakan. Pengaruh bahasa sangat besar, sebab disitu tegambar tentang sikap orang yang membuat surat itu. Oleh karena itu menyusun surat sebaiknya diserahkan kepada orang yang berkemampuan bahasa cukup.

3.3.3.3 Kalimat Penutup

Untuk kesopanan dalam melaksanakan suatu korespondesi, perlu adanya kalimat-kalimat penutup seperti :

Contoh:

“ Demikian harap maklum”

“ Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih “

Fungsi kalimat penutup adalah sebagai pemanis surat yang kita buat, karena itu dalam pembuatan surat-surat resmi Organisasi perlu digunakan kalimat penutup yang sesuai dan serasi dengan isi surat.

3.3.4 Penutup Surat

Kalau dalam pembuatan surat resmi dimulai dengan “ Om Awighnam Astu Namo Sidham”, dibuka dengan “ Om Swastyastu “. Maka dalam penutup surat-surat resmi KMHDI ditutup dengan “ Om Shanti Shanti Shanti Om “, diakhiri dengan “ Satyam Eva Jayate “. Surat khusus (seperti surat keputusan,surat keterangan edaran,instruksi,tugas/mandat dan sebagainya), dibuka dengan “ Om Awighnam Astu Namo Sidham “.

Catatan :

Model-model penulisan di dalam kalimat Sansekerta, misalnya: Om Swastyastu atau Aum Suastiastu, dsb tidak diseragamkan. Titik tekan penggunaan kalimat-kalimat Sansekerta adalah kepada pemahaman dan makna-nya, tidak kepada hal-hal lain.

3.3.5 Lampiran

Adalah kelengkapan surat berupa dokumen yang merupakan kesatuan dengan surat pengantarnya. Surat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi:

a. Untuk menyampaikan maksud tertentu

b. Sebagai pengantar untuk lampirannya. Oleh sebab itu, sesuatu yang dilampirkan , misalnya brosur, kuitansi,atau dokumen lainnya, harus disebutkan dalam isi surat.

Untuk menyebutkan adanya lampiran dapat dilakukan dengan dua cara. Pertama, menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang dilampirkan, bila lampirannya sedikit. Kedua, menyebutkan secara umum, bila lampirannya banyak.

Contoh untuk menyatakan lampiran yang sedikit:

“Agar lebih jelas bagi Saudara, bersama ini kami lampirkan Brosur, dan Syarat Calon Anggota KMHDI.”

Contoh untuk menyatakan lampiran yang banyak:

“Untuk melengkapi keterangan ini, bersama ini kami lampirkan AD/ART, GBHO, dan peraturan-peraturan penting lainnya.”

Selain disebutkan di dalam isi surat, lampiran harus dinyatakan pula di dalam notasi lampiran.

Contoh:

Nomor : 17/301-KMHDI/XI/2008

Lamp : 1 lembar

Hal : SABHA VIII PC KMHDI Surabaya

Istilah lembar (pada lampiran) dapat diganti eksemplar, atau bundel tergantung keperluannya.

3.3.6 Tembusan

Surat KMHDI akan mempunyai tembusan bila kopi surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan. Kadang-kadang ada pengurus atau pihak tertentu yang harus mengetahui terbitnya surat karena surat itu menyangkut bidang tugasnya sehingga kepadanya perlu diberikan tembusan, dengan cara itu, orang yang dikirimi tembusan ikut mengetahui permasalahan surat, dan orang yang dikirimi surat juga mengetahui kepada siapa saja surat yang diterimanya itu ditembuskan.

Teknik penulisan tembusan ada 2 macam, yaitu:

1. Tembusan yang objeknya hanya satu, dituliskan sebaris atau sejajar dengan notasinya.

Contoh:

Tembusan: Ketua Biro Organisasi

2. Tembusan yang objeknya lebih dari satu, dituliskan berderet kebawah, dan diberi nomor urut.

Contoh:

Tembusan:

1. Kabid. Pendidikan dan Kaderisasi

2. Kabid. Organisasi

3. Kabid. Penelitian dan Pengembangan

Catatan :

Berdasarkan penelitian ternyata masih banyak ditemukan kesalahan pemakaian dan penulisan tembusan di dalam surat-surat. Kebanyakan penulis tidak menyadarinya dan hanya ikut-ikutan menulis tanpa bersikap kritis, hal itu dapat dilihat dari kasus berikut.

Tembusan : Arsip

Notasi tembusan dimaksudkan untuk menyatakan bahwa kopi surat disampaikan kepada pihak yang terkait atau yang ikut berkepentingan. Tentu arsip disini bukan merupakan pihak yang dimaksud. Jadi, dengan sendirinya tembusan kepada arsip tidak perlu diumumkan lagi.

3.4 SIRKULASI SURAT

3.4.1 Surat Masuk

Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari organisasi / instansi lain atau dari perorangan. Dapat pula diberi pengertian, surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari Organisasi/ Instansi maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).

Gambar 3.1: Alur Surat Masuk

Keterangan:

ü Sekretaris menerima surat, kemudian mencatat dalam buku surat masuk dan diserahkan kepada Ketua.

ü Ketua membaca surat yang datang, menelaah, dan megembalikan lagi untuk dimasukkan dalam arsip

ü Ketua mengeluarkan perintah berupa surat tugas apabila yang diperintahkan bukan tugas rutin atau berhubungan dengan pihak luar, dan mengeluarkan perintah berupa memo apabila tugas yang diperintahkan adalah tugas rutin.

3.4.2 Surat Keluar

Yang dimaksud dengan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal,bernomor,berstempel,dan telah ditandatangani oleh yang berwenang) yang dibuat oleh Organisasi KMHDI yang ditujukan/dikirim kepada Organisasi/Instansi,kantor/lembaga atau perorangan yang lain.

Gambar 3.2: Alur Surat Keluar

Keterangan:

ü Permintaan dari pengurus kepada ketua untuk diberikan surat berupa surat tugas,surat undangan rapat,maupun surat ucapan selamat dalam melaksanakan suatu tugas.

ü Apabila dianggap perlu Ketua memerintahkan Sekretaris untuk membuat surat dan membuat salinan untuk dimasukkan didalam arsip (buku verbal).

ü Surat yang ada selanjutnya diberikan kepada pengirim untuk mengirimkan surat tersebut sampai di tujuan.

3.4.3 Surat Mandat dan Surat Tugas

3.4.3.1 Surat Mandat KMHDI

Surat Mandat KMHDI adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang dari pimpinan kepada pengurus atau anggota sehingga pihak yang diberi wewenang dapat bertindak mewakili pihak yang memberi wewenang kekuasaan.

Di dalam surat mandat KMHDI selalu ada dua pihak yang berkepentingan, yaitu pihak yang memberi kuasa dan pihak yang diberi kuasa.

Pemakaian surat mandat di dalam organisasi KMHDI dapat dibedakan sebagai berikut.

1. Surat mandat untuk keperluan intern KMHDI

2. Pada dasarnya lebih merupakan formalitas saja. Karena itu, data pribadi kedua belah pihak tidak perlu dicantumkan secara rinci.

3. Surat mandat untuk keperluan ekstern KMHDI

Di dalam surat ini harus dicantumkan secara jelas dan rinci:

a. Data pribadi pihak yang memberi kuasa

b. Data pribadi yang diberi kuasa

c. Bentuk kekuasaan yang diberikan lengkap dengan batas-batasnya.

Surat mandat baru dikatakan sah jika telah ditandatangani oleh kedua belah pihak. Di dalam prosesnya pihak yang diberi mandat lebih dahulu membubuhkan tanda tangan di hadapan yang memberi mandat.

3.4.3.2 Surat Tugas KMHDI

Surat Tugas KMHDI adalah surat yang dipergunakan untuk menugaskan seseorang pengurus atau lebih agar ia/mereka melakukan pekerjaan tertentu.

Sepintas lalu surat tugas sama dengan surat perintah atau instruksi. Perbedaannya adalah, surat perintah mempunyai konsiderans, yaitu hal-hal yang menjadi dasar untuk mengeluarkan perintah, dan diktum, yaitu bunyi perintah itu sendiri; sedangkan surat tugas tidak mempunyai konsiderans. Isi surat tugas dapat langsung mengenai penugasan yang diberikan atau dapat pula diawali dengan bagian pengantar yang melandasi pemberian tugas.

Gambar 3.3: Alur Surat Tugas / Mandat

Keterangan:

ü Surat tugas atau mandat diberikan kepada penerima tugas oleh Sekretaris,sesuai dengan perintah dari pemberi tugas.

ü Surat tugas yang keluar dibuatkan salinan untuk dimasukkan ke dalam arsip (buku verbal).

ü Jika dalam melaksanakan tugas penerima tugas membutuhkan biaya, maka akan menghubungi Bendahara dengan sepengetahuan Ketua Umum.

ü Penerima tugas membuat laporan kegiatan apabila tugas telah selesai dan diberikan kepada pemberi tugas untuk diperiksa dan selanjutnya diberikan kepada Sekretaris untuk kemudian dimasukkan ke dalam arsip.

3.5 PEMERIKSAAN SURAT

Sebelum surat-surat dilipat untuk dimasukkan ke dalam amplop hendaknya diperiksa dahulu. Hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat adalah :

3.5.1 Kelengkapan surat

1. Alamat surat

2. Alamat pengirim (KMHDI)

3. Tanggal

4. Nomor surat

5. Tanda tangan

6. Cap atau stempel

7. Jumlah lampiran

3.5.2 Jumlah lampiran

Supaya diadakan pemeriksaan apakah ada lampiran surat yang dikirim tersendiri. Perlu diketahui bahwa untuk surat-surat rahasia dipergunakan dua amplop. Amplop pertama (amplop luar) diketik lengkap alamat surat, dan dibubuhi RAHASIA. Sedang amplop yang kedua (amplop dalam) tidak diketik,tetapi tetap dibubuhi RAHASIA.

3.6 PENGARSIPAN

Penyimpanan arsip KMHDI, melalui prosedur sebagai berikut: