BAB VI

RUN DOWN

(Petunjuk Teknis)

 

Run down script adalah suatu bentuk dari penjabaran kegiatan yang telah direncanakan dalam bentuk tabel. Pada materi Run Down ini,  pembahasan akan lebih banyak mengenai  contoh-contoh kegiatan yang sekiranya akan banyak ditemui  dalam kegiatan KMHDI. Dalam organisasi KMHDI, terdapat banyak sekali kegiatan yang dalam pelaksanaannya tidak atau belum menggunakan run down. Hal ini terjadi karena beberapa hal, pertama karena belum mengetahui tentang run down, atau kemungkinan kedua (untuk yang telah mengetahuinya) malas mempraktekkannnya. Run down seharusnya selalu digunakan oleh suatu kepanitiaan untuk sebuah merancang sebuah kegiatan. Untuk lebih jelasnya kita akan mempelajari tentang tujuan, isi dan bentuk dari run down sehingga mudah untuk dipraktekkan.

 

1.            TUJUAN

Tujuan dari run down antara lain dapat dijabarkan sebagai berikut:

a.            Acara bisa tersusun secara rapi, teratur dan sistematis sehingga panitia bisa mengatur atau mengeliminasi kesalahan yang mungkin terjadi.

b.            Penanggung jawab acara mudah melakukan control terhadap tugas anggotanya.

c.             Orang awam mudah untuk memahami jalannya atau alur dari suatu acara

d.            Memudahkan dilakukannya evaluasi terhadap kegiatan yang dilaksanakan.

 

2.            ISI RUN DOWN

Isi dari run down bisa bermacam-macam tergantung pada variable yang diperlukan oleh panitia kegiatan. Variabel yang digunakan hendaknya hanya menyangkut variable-variable yang penting saja, sehingga bentuk dari run down adalah padat dan jelas. Apabila panitia memilih untuk memasukkan semua variable, penting maupun tidak penting, maka akan membuat run down menjadi rumit. Alur dari suatu acara hendaknya juga diatur secara urut dan sistematis agar mudah dalam melakukan fungsi controlling.

 

3.            BAGIAN RUN DOWN

Bagian variable run down dapat dibagi atas 2 macam, yaitu :

a.            Bagian variable urutan atau alur dari jalannya suatu acara biasanya diletakkan pada sumbu Y (Vertikal) atau pada arah menurun.

b.            Bagian variable kelengkapan acara yang disusun menurut sumbu X (horisontal). Pada bagian ini setiap kepanitiaan berhak menentukan isi dari variable ini.

 

4.            MACAM – MACAM RUN DOWN

Run down dapat dibedakan dari waktu kegiatannya atau dari jenis ruang lingkupnya. Macam –macam run down dari waktu kegiatannya yaitu :

a.            Run down 1 hari, dimana persiapan sampai akhir kegiatan dilaksanakan dalam 1 hari saja atau pengunaan run down hanya  diperuntukkan 1 hari saja. Contoh : contoh 1.1     

b.            Run down beberapa hari, dimana persiapan sampai akhir dari suatu kegiatan memakan waktu beberapa hari. Contoh : MPAB yang membutuhkan pembagian run down. Run down 1 bulan sebelum hari H untuk sosialisasi dan sebagainya ( contoh 2 ). Untuk run down jenis ini pada perencanaan pola kita dari atas ke bawah ( dari 1 bulan sebelum acara ke 3 minggu sebelum acara) sedangkan untuk evaluasi atau controlling dari bawah ke atas.

 

Macam – macam run down dari ruang lingkupnya, yaitu :

a.            Run down kegiatan seperti pada contoh 1.1

b.            Run down daftar kelengkapan seperti pada contoh 1.2

c.             Run down cost estimation seperti pada contoh 1.3

 

5.            LANGKAH MEMBUAT RUN DOWN ( 1 HARI ).

Langkah-langkah yang harus ditempuh suatu kepanitiaan dalam membuat run down adalah sebagai berikut :

a.            Menentukan suatu urutan acara, sehingga alur acara tidak mengalami interupsi.

b.            Tentukan estimasi waktu yang memungkinkan ( suatu kepanitiaan biasanya mempunyai cadangan waktu, waktu yang digunakan dalam membuat run down harus fixed ).

c.             Penggolongan suatu acara. Misalnya, pembukaan MPAB pada contoh 1, dimana terdiri dari berbagai macam kegiatan.

d.            Estimasi waktu untuk suatu golongan acara.

e.            Estimasi waktu untuk sub golongan acara.

f.              Menentukan variable kelengkapan pada suatu sub golongan acara.

g.            Dari variable sub acara kita kumpulkan menjadi variable run down yang akan kita gunakan.

Masih banyak kegunaan dan macam-macam run down yang ada namun hanya tiga macam  run down saja yang dipelajari untuk diklat saat ini, untuk pengembangan dilapangan, apabila dirasa perlu, setiap kepanitiaan dapat membuat suatu jenis rundown tersendiri yang disesuaikan dengan kebutuhan setempat.

 

6.            Siapa yang dan kapan harus membuat Rundown ?

Rundown secara garis besar dibuat oleh seorang ketua panitia, dibantu dengan personil SC dan panitia yang lainnya. Rundown sebenarnya adalah sebuah tahap perencanaan kegiatan yang sangat spesifik, yang apabila tidak dikuasai oleh si ketua panitia, maka ia akan kesulitan untuk mengendalikan acara dan personil bawahannya.

Setelah ketua panitia membuat garis besar rundown, langkah selanjutnya adalah menyerahkan kepada masing-masing koordinator seksi untuk membuat rincian dari rundown tersebut. Rincian yang dibuat oleh masing-masing ketua seksi ini, khusus mengenai seksi-nya saja, tujuan dari pembuatan rincian oleh ketua seksi ini adalah agar masing-masing ketua seksi mengerti betul mengenai tugas dan urutan tugas yang harus dilakukan oleh seksi dan personil yang berada dibawahnya.

Run Down harus dibuat begitu Job Description telah selesai disusun. Run Down harus secepatnya dibuat, karena seharusnya segala hal yang berkaitan dengan kegiatan kepanitiaan harus dimasukkan dalam Run Down.

 

Contoh 1.1. RUN DOWN Pembukaan MPAB KMHDI

No

Waktu

Durasi menit

Kegiatan

Sie Pelaksana

Personal Pelaksana

Peralatan

Persiapan petugas

Keterangan

1

07.00-07.20

20

Registrasi peserta

 

 

 

Seluruh anggota sie acara siap dengan kelengkapannya masing-masing di tempat

Panitia harus siap sebelum pukul 07.00

1. Panitia siap di meja registrasi

Sie Acara

Widhi

Daftar Hadir

2.  Peserta sebelum masuk harus mengisi daftar hadir

 

 

 

2

07.20-07.40

20

Pembukaan

1.  MC maju membacakan susunan acara

Sie acara

Ayu Pertiwi

Susunan acara

Ary Astama stand by

Semua petugas harus siap dengan kelengkapannya

Seluruh petugas stand by di bagian belakang ruang kelas agar mudah dikontrol oleh sie acara

2.  MC mempersilahkan pembaca doa untuk maju

 

 

 

 

3.MC mundur

 

 

 

 

4.  Pembaca  doa maju dan mempersilahkan hadirin untuk berdiri, lalu membacakan doa

Sie Acara

Ary Astama

Lembar doa

Ayu Pertiwi stand by

5.Pembaca doa mundur

 

 

 

 

6.  MC maju mengumumkan acara selanjutnya dan meminta hadirin untuk berdiri dan mempersilahkan dirigen lagu Indonesia raya untuk maju

Sie Acara

Ayu Pertiwi

Susunan acara

Galung stand by

7. MC mundur.

 

 

 

 

8. Pemimpin lagu Indonesia Raya maju

Sie acara

Galung

-------

Ayu Pertiwi stand by

9.  Pemimpin lagu Indonesia Raya mundur

 

 

 

 

10.MC maju mengumumkan acara selanjutnya, yaitu laporan Ketua Panitia

Sie acara

Ayu Pertiwi

Susunan Acara

Winartha stand by

11.MC mundur.

 

 

 

 

12.Ketua panitia maju membacakan laporannya

---

Winartha

Laporan panitia

Ayu Pertiwi stand by

13.Ketua panitia mundur

 

 

 

 

14.MC maju mengumumkan acara selanjutnya, yaitu sambutan ketua PC sekaligus membuka acara MPAB

Sie Acara

Ayu Pertiwi

Susunan acara

Mahardhika stand by

15.MC mundur

 

 

 

 

16.Ketua PC maju untuk memberikan sambutan + membuka acara

-------

Mahardhika

-----------

 

17. MC maju dan mengumumkan bahwa acara Pembukaan telah selesai

 

 

 

 

 

 

 

Contoh 1.2. Daftar Kelengkapan Acara MPAB KMHDI

 

No

Item

Jumlah

Remark

1

Susunan acara

 - 1 lembar

disiapkan sie acara

2

Lembar doa

 - 1 lembar

disiapkan sie acara

3

Lembar asta prasetya

 - 1 lembar

disiapkan sie acara

4

Banten

 - 1 set

disiapkan sie perlengkapan

5

Daftar hadir / absensi

 - 3 lembar

disiapkan sie acara

6

Papan tulis

 - 1 set

disiapkan sie perlengkapan

7

Spidol

 - 3 buah

disiapkan sie perlengkapan

 Materi peserta : 

9

Pengenalan organisasi

 - 20 eks

disiapkan sie materi

10

Sejarah pergerakan mhs

 - 20 eks

disiapkan sie materi

11

Piagam

 - 20 lembar

disiapkan sie acara

 

 

 

Contoh 1.3. Cost Estimation

No

Item

Jumlah

Harga

Total

Sie acara

1

- Fotocopy absensi

 - 3 lembar

@  100,00

300,00

2

- Piagam

 - 20 lembar

@ 2000,00

40.000,00

Sie materi 

1

- Pengenalan organisasi

 - 20 eks

@ 500,00

10.000,00

2

- Sejarah pergerakan mhs

 - 20 eks

@ 500,00

10.000,00

Sie perlengkapan 

1

- Banten